يجب التأكد من تجهيز المستندات المطلوبة حسب طبيعة الشحنة، مثل الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وشهادة المنشأ ووثائق الشحن.

كما يجب التأكد من أن البيانات الموجودة في جميع المستندات متطابقة، لأن الاختلاف بينها قد يؤدي إلى مراجعة إضافية.

لا تقتصر المراجعة على الأوراق والبيانات، بل يجب التأكد من أن التغليف مناسب لطبيعة المنتجات وأن وسيلة النقل تتوافق مع حجم البضاعة ووزنها وطبيعتها.

وقد تحتاج بعض المنتجات إلى حماية خاصة أو ظروف نقل محددة، لذلك يجب التأكد من هذه المتطلبات قبل بدء الرحلة.

تساعد مراجعة تفاصيل الشحنة قبل مغادرتها على اكتشاف الأخطاء في وقت مبكر، عندما يكون تصحيحها أسهل وأسرع. كما تمنح الشركة فرصة للتأكد من جاهزية المستندات والتغليف ووسيلة النقل قبل بدء الإجراءات.

وهذا يقلل من احتمالية ظهور تكاليف أو متطلبات غير متوقعة.